Odoo is een zeer krachtig hulpmiddel voor boekhoudbeheer, maar de flexibiliteit ervan kan ook tot fouten leiden als het niet correct wordt geconfigureerd of gebruikt. Hieronder bespreken we de meest voorkomende fouten in de boekhouding van Odoo en leggen we u uit hoe u ze kunt voorkomen, vooral in de dagelijkse praktijk van een bedrijf.
Het rekeningschema niet correct configureren
❌ Fout
Het standaardrekeningschema gebruiken zonder het aan te passen aan de werkelijke activiteit van het bedrijf (diensten, handel, industrie, enz.).
✅ Hoe u het voorkomt
- Controleer de rekeningen van groep 6 en 7 en pas ze aan de werkelijke kosten en inkomsten aan.
- Maak waar nodig subrekeningen aan (bijvoorbeeld door 629 Transportes, 628 Suministros en 621 Arrendamientos te scheiden).
- Zorg ervoor dat de rekeningen voldoen aan het Spaanse PGC.
Kosten verwarren met inkopen (rekeningen 600 vs 62X)
❌ Fout
Diensten (transport, reparaties, brandstof, elektriciteit, telefoon) boeken als inkoop van handelsgoederen (600).
✅ Hoe u het voorkomt
Hanteer deze basisregels:
- 600 → Handelsgoederen voor verkoop
- 602 → Overige leveringen en benodigdheden
- 621–629 → Externe diensten
Voorbeelden:
- Correos / SEUR / DHL → 629
- Elektriciteit / water / gas → 628
- Brandstof → 628
- Voertuigreparaties → 622
3
De btw op intracommunautaire en buitenlandse facturen niet controleren
❌ Fout
Een buitenlandse factuur boeken alsof deze Spaanse btw bevat, of de btw-verlegging niet toepassen.
✅ Hoe u het voorkomt
Controleer altijd:
- Land van de leverancier
- Of de leverancier een intracommunautair btw-nummer heeft
- Of de factuur 0% btw bevat
Veelvoorkomende gevallen:
- EU met 0% btw → btw-verlegging
- Buiten de EU → er kan sprake zijn van invoer of een buitenlandse dienst
Controleer in Odoo goed:
- Toegepaste belastingen
- Vakken van modelo 303 en 349
4
Creditfacturen niet onderscheiden van gewone facturen
❌ Fout
Negatieve facturen registreren zonder ze als creditfacturen te behandelen, of het boekhoudkundige effect dubbel verwerken.
✅ Hoe u het voorkomt
Een factuur is een creditfactuur als:
- Zij een eerdere factuur corrigeert
- Zij negatieve bedragen bevat
- Zij “factura rectificativa” (creditfactuur), “abono” (credit) of “anulación” (annulering) vermeldt
In Odoo:
- Gebruik de optie Creditfactuur / Creditnota
- Koppel de creditfactuur aan de oorspronkelijke factuur
Betaalmethoden (kaart, contant, bank) niet laten sluiten
❌ Fout
Een factuur als openstaand registreren terwijl zij in werkelijkheid contant of met kaart is betaald.
✅ Hoe u het voorkomt
Als er staat:
- Contant → wordt op het moment zelf betaald
- Kaart / contant → mag niet als te ontvangen openstaan
In Odoo:
- Registreer de betaling correct
- Gebruik verschillende dagboeken: bank, kas, kaart
De rekeningen van leveranciers en klanten verkeerd gebruiken
❌ Fout
De leveranciersfiche niet correct aanmaken (NIF, adres, land) of verschillende leveranciers hergebruiken.
✅ Hoe u het voorkomt
- Maak één leverancier aan per werkelijk bedrijf
Controleer:
- Juiste NIF / CIF
- Land (bepalend voor de btw)
- Gekoppelde grootboekrekening (400 / 410)
7
De belastbare grondslag en de btw niet controleren
❌ Fout
Alleen het totaal registreren zonder na te gaan of de grondslag en de btw kloppen.
✅ Hoe u het voorkomt
Controleer altijd:
- Belastbare grondslag
- Btw-tarief
- Btw-bedrag
Let in het bijzonder op:
- Tankbonnen
- Vereenvoudigde facturen
- Facturen met meerdere regels (één met btw en één zonder btw)
8
De bankreconciliatie niet regelmatig controleren
❌ Fout
Banktransacties in Odoo importeren, maar de reconciliatie niet regelmatig controleren of afronden. Dit leidt tot verschillen tussen het werkelijke banksaldo en het boekhoudkundige saldo, en bemoeilijkt bovendien de controle op ontvangsten en betalingen.
✅ Hoe u het voorkomt
Voer regelmatig (wekelijks of maandelijks) bankreconciliaties uit om ervoor te zorgen dat alle banktransacties correct in de boekhouding zijn verwerkt.
Goede praktijken:
Bankafschriften regelmatig importeren of synchroniseren
Transacties controleren die Odoo niet automatisch heeft afgestemd
Betalingen van klanten en betalingen aan leveranciers verifiëren
Bankkosten of financiële kosten boeken zodra deze zich voordoen
Een regelmatig gecontroleerde bankafstemming maakt het mogelijk fouten snel op te sporen, de boekhouding actueel te houden en meer controle te hebben over de liquiditeit van het bedrijf.
Conclusie
Odoo is een zeer uitgebreide tool, maar de boekhouding hangt af van hoe u deze gebruikt. De meeste fouten komen niet door het programma, maar door:
- Een onjuiste initiële configuratie
- Gebrek aan controle van facturen
- Gebrek aan basiskennis van boekhouden
Met een goede configuratie, periodieke controle en duidelijke criteria kan Odoo uitgroeien tot een belangrijke bondgenoot voor een correcte boekhouding zonder onaangename verrassingen.
Meer dan 50,000 bedrijven gebruiken Odoo
om hun bedrijf te laten groeien.
Sluit u bij ons aan om van uw bedrijf een betere plek te maken.