De bedrijfssoftware Odoo heeft zich ontwikkeld tot een van de meest gebruikte open-source ERP-oplossingen ter wereld, vooral onder mkb-bedrijven en zelfstandigen (autónomos) die verkoop, voorraad, projecten en boekhouding in één systeem willen integreren. Een van de krachtigste — en tegelijk meest complexe — functies is de boekhoudmodule. In dit artikel bieden wij een stapsgewijze gids om gebruikers te helpen deze module correct te configureren en hun financiën efficiënt te gaan beheren.
De boekhoudmodule activeren
De eerste stap is om naar het beheerpaneel van Odoo te gaan en de module Boekhouding te installeren (ook bekend als “Accounting” of “Invoicing”, afhankelijk van de versie). Deze installatie kan worden uitgevoerd via het menu Apps. Zodra de module is geactiveerd, verschijnt er een nieuw onderdeel op het dashboard met alle beschikbare boekhoudfuncties.
De bedrijfsgegevens configureren
Voordat u facturen uitgeeft of transacties registreert, is het essentieel om de bedrijfsgegevens correct te configureren. Dit omvat:
Fiscale naam, CIF/NIF, adres, bankgegevens, bedrijfslogo....
Deze gegevens worden vastgelegd via de module Instellingen → Bedrijfsinformatie/Bedrijf en worden gebruikt in alle gegenereerde facturen en rapporten.
Het rekeningstelsel definiëren
Odoo maakt het mogelijk om per land een standaard rekeningschema te selecteren. Voor bedrijven in Spanje wordt aangeraden het Spaanse rekeningschema (PGCE) te installeren, dat alle rekeningen bevat volgens het Plan General de Contabilidad (Spaans algemeen rekeningschema). Deze optie vindt u in het configuratiemenu van de module Boekhouding → Configuratie → Rekeningschema’s voor import. Of via Boekhouding → Configuratie → Instellingen: Fiscale lokalisatie.
Zodra het schema is geladen, kunt u het aanpassen, subrekeningen toevoegen of rekeningen verwijderen die niet zullen worden gebruikt.
Belastingen en btw-tarieven instellen
Een andere belangrijke stap is het configureren van de belastingen door de eigen fiscale lokalisatie toe te wijzen. In Spanje omvat dit het algemene btw-tarief (21%), het verlaagde tarief (10%) en het superverlaagde tarief (4%). Odoo biedt deze waarden al vooraf ingesteld aan als het nationale rekeningschema is geladen, maar het is raadzaam ze te controleren en aan te passen als het bedrijf bijzondere regelingen toepast.
Daarnaast kunnen specifieke btw-tarieven aan producten en diensten worden toegewezen, waardoor de belastingen op de facturen automatisch worden gegenereerd.
Dagboeken en betaalmethoden configureren
Boekhoudkundige dagboeken zijn registers waarin transacties van hetzelfde type worden gegroepeerd, zoals verkopen, inkopen of bankmutaties. Via het configuratiegedeelte van de module kunt u bestaande dagboeken bewerken of nieuwe aanmaken met aangepaste parameters: naam, code, gekoppelde rekeningen, enz.
Op dezelfde manier moeten de betaalmethoden (overschrijving, contant, kaart, enz.) worden gedefinieerd om de bankafstemming en het beheer van ontvangsten/betalingen te vergemakkelijken.
Het is belangrijk om altijd een dagboek van het type "diversen" aan te maken voor het correct aanmaken van boekingen.
Producten en diensten met boekhoudkundige gevolgen aanmaken
Elk product of elke dienst die wordt verkocht of ingekocht, moet specifieke grootboekrekeningen toegewezen krijgen, zowel voor opbrengsten als voor kosten. Deze configuratie vindt plaats via de module Voorraad of Facturatie, in de productkaart van elk product.
Door de grootboekrekeningen correct toe te wijzen voorkomt u fouten in de boekingen en zorgt u voor nauwkeurige rapporten.
Facturen uitreiken en transacties registreren
Zodra de basisconfiguratie is afgerond, kunt u verkoopfacturen uitgeven en leveranciersfacturen registreren.
Odoo genereert automatisch de bijbehorende boekingen en maakt het mogelijk de status van elke factuur volledig te volgen (concept, gevalideerd, betaald, vervallen...).
Bankafstemming en rekeningafschriften
Een belangrijke functie is de bankafstemming. Met Odoo kunt u bankafschriften in verschillende formaten importeren of de banksynchronisatie activeren, waarvan de belangrijkste functie is Odoo met de bank te verbinden en de transacties elke 12 uur automatisch te laden.
Na het importeren stelt het systeem voor om de banktransacties automatisch te koppelen aan de geregistreerde facturen of betalingen.
Dankzij dit proces blijft de boekhouding actueel zonder dat u de gegevens handmatig hoeft in te voeren.
Rapportages en fiscale afsluiting
Tot slot biedt de boekhoudmodule van Odoo een breed scala aan rapporten: grootboek, balans, winst- en verliesrekening, btw-journaal en meer. Deze rapporten zijn essentieel voor de fiscale afsluiting en het indienen van belastingaangiften.
Odoo maakt het ook mogelijk om boekhoudkundige perioden te vergrendelen om wijzigingen te voorkomen zodra het boekjaar is afgesloten.
Meer dan 50,000 bedrijven gebruiken Odoo
om hun bedrijf te laten groeien.
Sluit u bij ons aan om van uw bedrijf een betere plek te maken.