El programari de gestió empresarial Odoo s'ha consolidat com una de les solucions ERP de codi obert més utilitzades al món, especialment entre pimes i autònoms que busquen integrar en un sol sistema la gestió de vendes, inventari, projectes i comptabilitat. Una de les seves funcionalitats més potents —i alhora més complexes— és el mòdul de comptabilitat. En aquest article, oferim una guia pas a pas per ajudar els usuaris a configurar correctament aquest mòdul i començar a gestionar les seves finances de manera eficient.
Activar el mòdul de comptabilitat
El primer pas és accedir al panell d'administració d'Odoo i instal·lar el mòdul de Comptabilitat (també conegut com a “Accounting” o “Invoicing”, segons la versió). Aquesta instal·lació es pot realitzar des del menú d'Aplicacions. Un cop activat, apareixerà un nou apartat al tauler de control amb totes les funcionalitats comptables disponibles.
Configurar la informació de l'empresa
Abans d'emetre factures o registrar operacions, és fonamental configurar correctament les dades de l'empresa. Això inclou:
Nom fiscal, CIF/NIF, Adreça, Informació bancària, Logotip corporatiu....
Aquests dades es defineixen des del mòdul d'Ajustos → Informació de l'empresa/Companyia i són utilitzats en totes les factures i informes generats.
Definir el pla comptable
Odoo permet seleccionar un pla comptable estàndard segons el país. Per a empreses a Espanya, es recomana instal·lar el pla comptable espanyol (PGCE) que inclou tots els comptes segons el Pla General de Comptabilitat. Aquesta opció es troba al menú de configuració del mòdul de Comptabilitat → Configuració → Plans comptables per a la seva importació. O bé Comptabilitat → Configuració → Ajustos: Localització fiscal.
Un cop carregat, és possible personalitzar-lo, afegir subcomptes o eliminar aquells que no s'utilitzaran.
Establir impostos i tipus d'IVA
Un altre pas clau és la configuració dels impostos, mitjançant l'assignació de la pròpia localització fiscal. A Espanya, això inclou l'IVA general (21%), reduït (10%) i superreduit (4%). Odoo ja ofereix aquests valors predefinits si s'ha carregat el pla comptable nacional, però és recomanable revisar-los i ajustar-los si l'empresa aplica règims especials.
A més, es poden assignar tipus d'IVA específics a productes i serveis, la qual cosa automatitza la generació d'impostos a les factures.
Configurar diaris i mètodes de pagament
Els diaris comptables són registres que agrupen transaccions d'un mateix tipus, com vendes, compres o moviments bancaris. Des de l'apartat de configuració del mòdul, és possible editar els diaris existents o crear-ne de nous amb paràmetres personalitzats: nom, codi, comptes associats, etc.
De la mateixa manera, els mètodes de pagament (transferència, efectiu, targeta, etc.) s'han de definir per facilitar la conciliació bancària i la gestió de cobraments/pagaments.
És important tenir sempre creat un diari de tipus "variat" per a la correcta creació d'assentaments comptables.
Crear productes i serveis amb implicació comptable
Cada producte o servei que es vengui o compri ha de tenir assignades comptes comptables específiques, tant per a ingressos com per a despeses. Aquesta configuració es realitza des del mòdul d'Inventari o Facturació, a la fitxa de cada producte.
Assignar correctament les comptes comptables evita errors en els assentaments i assegura informes precisos.
Emetre factures i registrar operacions
Un cop finalitzada la configuració bàsica, ja es poden emetre factures de clients i registrar factures de proveïdors.
Odoo genera automàticament els assentaments comptables corresponents i permet realitzar un seguiment complet de l'estat de cada factura (borrador, validada, pagada, vençuda...).
Conciliació bancària i extractes
Una funcionalitat clau és la conciliació bancària. Odoo permet importar extractes bancaris en diferents formats o bé activar la sincronització bancària, la qual funció principal se centra en connectar Odoo amb el banc i carregar els moviments automàticament cada 12 hores.
Un cop importats, el sistema proposa emparellar automàticament els moviments bancaris amb les factures o pagaments registrats.
Aquest procés permet mantenir actualitzada la comptabilitat sense necessitat d'introduir les dades manualment.
Informes i tancament fiscal
Finalment, el mòdul de comptabilitat d'Odoo ofereix una àmplia gamma d'informes: llibre major, balanç, pèrdues i guanys, diari d'IVA, i més. Aquests informes són essencials per al tancament fiscal i la presentació d'impostos.
Odoo també permet bloquejar períodes comptables per evitar modificacions un cop finalitzat l'exercici.