El software de gestión empresarial Odoo se ha consolidado como una de las soluciones ERP de código abierto más utilizadas en el mundo, especialmente entre pymes y autónomos que buscan integrar en un solo sistema la gestión de ventas, inventario, proyectos y contabilidad. Una de sus funcionalidades más potentes —y a la vez más complejas— es el módulo de contabilidad. En este artículo, ofrecemos una guía paso a paso para ayudar a los usuarios a configurar correctamente este módulo y comenzar a gestionar sus finanzas de forma eficiente.
Activar el módulo de contabilidad
El primer paso es acceder al panel de administración de Odoo e instalar el módulo de Contabilidad (también conocido como “Accounting” o “Invoicing”, según la versión). Esta instalación se puede realizar desde el menú de Aplicaciones. Una vez activado, aparecerá un nuevo apartado en el dashboard con todas las funcionalidades contables disponibles.
Configurar la información de la empresa
Antes de emitir facturas o registrar operaciones, es fundamental configurar correctamente los datos de la empresa. Esto incluye:
Nombre fiscal, CIF/NIF, Dirección, Información bancaria, Logotipo corporativo....Estos datos se definen desde el módulo de Ajustes → Información de la empresa/Compañía y son utilizados en todas las facturas y reportes generados.
Definir el plan contable
Odoo permite seleccionar un plan contable estándar según el país. Para empresas en España, se recomienda instalar el plan contable español (PGCE) que incluye todas las cuentas según el Plan General de Contabilidad. Esta opción se encuentra en el menú de configuración del módulo de Contabilidad → Configuración → Planes contables para su importación. O bien Contabilidad → Configuración → Ajustes: Localización fiscal.
Una vez cargado, es posible personalizarlo, añadir subcuentas o eliminar aquellas que no se utilizarán.
Establecer impuestos y tipos de IVA
Otro paso clave es la configuración de los impuestos, mediante la asignación de la propia localización fiscal. En España, esto incluye el IVA general (21%), reducido (10%) y superreducido (4%). Odoo ya ofrece estos valores predefinidos si se ha cargado el plan contable nacional, pero es recomendable revisarlos y ajustarlos si la empresa aplica regímenes especiales.
Además, se pueden asignar tipos de IVA específicos a productos y servicios, lo cual automatiza la generación de impuestos en las facturas.
Configurar diarios y métodos de pago
Los diarios contables son registros que agrupan transacciones de un mismo tipo, como ventas, compras o movimientos bancarios. Desde el apartado de configuración del módulo, es posible editar los diarios existentes o crear nuevos con parámetros personalizados: nombre, código, cuentas asociadas, etc.
Del mismo modo, los métodos de pago (transferencia, efectivo, tarjeta, etc.) deben definirse para facilitar la conciliación bancaria y la gestión de cobros/pagos.
Es importante tener siempre creado un diario de tipo "vario" para la correcta creación de asientos contables.
Crear productos y servicios con implicación contable
Cada producto o servicio que se venda o compre debe tener asignadas cuentas contables específicas, tanto para ingresos como para gastos. Esta configuración se realiza desde el módulo de Inventario o Facturación, en la ficha de cada producto.
Asignar correctamente las cuentas contables evita errores en los asientos y asegura informes precisos.
Emitir facturas y registrar operaciones
Una vez finalizada la configuración básica, ya se pueden emitir facturas de clientes y registrar facturas de proveedores.
Odoo genera automáticamente los asientos contables correspondientes y permite realizar un seguimiento completo del estado de cada factura (borrador, validada, pagada, vencida...).
Conciliación bancaria y extractos
Una funcionalidad clave es la conciliación bancaria. Odoo permite importar extractos bancarios en distintos formatos o bien activar la sincronización bancaria, cuya función principal se centra en conectar Odoo con el banco y cargar los movimientos automáticamente cada 12 horas.
Una vez importados, el sistema propone emparejar automáticamente los movimientos bancarios con las facturas o pagos registrados.
Este proceso permite mantener actualizada la contabilidad sin necesidad de introducir los datos manualmente.
Reportes y cierre fiscal
Finalmente, el módulo de contabilidad de Odoo ofrece una amplia gama de informes: libro mayor, balance, pérdidas y ganancias, diario de IVA, y más. Estos informes son esenciales para el cierre fiscal y la presentación de impuestos.
Odoo también permite bloquear periodos contables para evitar modificaciones una vez finalizado el ejercicio.