El programari de gestió empresarial Odoo s'ha consolidat com una de les solucions ERP de codi obert més utilitzades del món, especialment entre les pimes i els autònoms que busquen integrar la gestió de vendes, inventari, projectes i comptabilitat en un sol sistema. Una de les seves funcions més potents, i també més complexes, és el mòdul de comptabilitat. En aquest article, oferim una guia pas a pas per ajudar els usuaris a configurar correctament aquest mòdul i començar a gestionar les seves finances de manera eficient.
Activa el mòdul de comptabilitat
El primer pas és accedir al panell d'administració d'Odoo i instal·lar el mòdul Comptabilitat (també conegut com a "Comptabilitat" o "Facturació", segons la versió). Aquesta instal·lació es pot fer des del menú Aplicacions. Un cop activat, apareixerà una nova secció al tauler de control amb totes les funcions de comptabilitat disponibles.
Configura la informació de l'empresa
Abans d'emetre factures o registrar transaccions, és essencial configurar correctament les dades de l'empresa. Això inclou:
Nom de l'empresa, NIF/NIF, adreça, dades bancàries, logotip corporatiu... Aquestes dades es defineixen des del mòdul Configuració → Informació de l'empresa i s'utilitzen en totes les factures i informes generats.
Definir el pla comptable
Odoo us permet seleccionar un pla de comptes estàndard basat en el vostre país. Per a les empreses d'Espanya, es recomana instal·lar el pla de comptes espanyol (PGCE), que inclou tots els comptes segons el Pla General de Comptabilitat. Aquesta opció es pot trobar al menú de configuració del mòdul Comptabilitat → Configuració → Pla de comptes per a la importació. Alternativament, podeu anar a Comptabilitat → Configuració → Configuració: Ubicació fiscal.
Un cop carregat, és possible personalitzar-lo, afegir subcomptes o eliminar els que no s'utilitzaran.
Establir impostos i tipus d'IVA
Un altre pas clau és configurar els impostos assignant la vostra ubicació fiscal. A Espanya, això inclou el tipus d'IVA estàndard (21%), el tipus reduït (10%) i el tipus superreduït (4%). Odoo ja ofereix aquests valors predefinits si s'ha carregat el pla comptable nacional, però és recomanable revisar-los i ajustar-los si la vostra empresa aplica règims fiscals especials.
A més, es poden assignar tipus d'IVA específics a productes i serveis, cosa que automatitza la generació d'impostos a les factures.
Configurar diaris i mètodes de pagament
Els diaris comptables són registres que agrupen transaccions del mateix tipus, com ara vendes, compres o transaccions bancàries. Des de la secció de configuració del mòdul, podeu editar els diaris existents o crear-ne de nous amb paràmetres personalitzats: nom, codi, comptes associats, etc.
De la mateixa manera, s'haurien de definir els mètodes de pagament (transferència, efectiu, targeta, etc.) per facilitar la conciliació bancària i la gestió de cobraments/pagaments.
És important tenir sempre un llibre diari "divers" creat per a la correcta creació dels assentaments comptables.
Crear productes i serveis amb implicacions comptables
L'assignació correcta dels comptes comptables evita errors en els assentaments del diari i garanteix informes precisos.
Assignar correctament els comptes comptables evita errors als seients i assegura informes precisos.
Emetre factures i registrar transaccions
Un cop finalitzada la configuració bàsica, podeu emetre factures de clients i registrar factures de proveïdors.
Odoo genera automàticament els assentaments comptables corresponents i permet fer un seguiment complet de l'estat de cada factura (esborrany, validada, pagada, vençuda...).
Conciliació bancària i extractes
Una característica clau és la conciliació bancària. Odoo permet importar extractes bancaris en diversos formats o activar la sincronització bancària, la funció principal de la qual és connectar Odoo amb el banc i carregar automàticament les transaccions cada 12 hores.
Un cop importat, el sistema proposa fer coincidir automàticament les transaccions bancàries amb les factures o pagaments registrats.
Aquest procés permet mantenir la comptabilitat al dia sense haver d'introduir les dades manualment.
Informes i tancament fiscal
Finalment, el mòdul de contabilidad de Odoo ofereix una àmplia gamma d'informes: llibre major, balance, pérdidas y ganancias, diario de IVA, y más. Aquests informes són essencials per al tancament fiscal i la presentació d'impostos.
Odoo també permet bloquejar períodes comptables per evitar modificacions un cop finalitzat l'exercici fiscal.